Die Firma hat gebucht, der Workshop lief gut, jetzt will die Buchhaltung deine Rechnung. Als Business Coach eine Rechnung schreiben klingt nach fünf Minuten. Bis die Frage kommt: Muss da eigentlich Umsatzsteuer drauf?
Meistens ja. Hier die Details, ohne Coaching-Sprech.
Firmen oder Privatleute: Warum ist das die erste Frage?
Weil davon fast alles abhängt. Coachst du Privatpersonen, etwa zu Karriere oder Lebensfragen, ist dein Kunde ein Verbraucher. Der zieht keine Vorsteuer ab und erwartet keine E-Rechnung.
Bei Firmenkunden sieht das anders aus. Die Rechnung landet in einer Buchhaltung, die prüft, ob Pflichtangaben und Steuer stimmen. Und sie fällt unter die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Dieser Artikel geht von dem Fall aus, den Business Coaches und Berater am häufigsten haben: Auftraggeber ist ein Unternehmen.
Ist Business-Coaching umsatzsteuerpflichtig?
In aller Regel ja, mit 19 Prozent. Coaching und Beratung für Unternehmen sind normale Dienstleistungen. Eine Steuerbefreiung gibt es nur in eng umrissenen Fällen.
Die Befreiung, an die viele denken, steht in § 4 Nr. 21 UStG. Sie gilt im Kern für:
- Bildungseinrichtungen, die öffentlich-rechtlich sind, als Ersatzschule genehmigt sind oder eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde haben
- Selbstständige Lehrkräfte, die an Hochschulen, öffentlichen Schulen oder solchen anerkannten Einrichtungen unterrichten
- Privatlehrer, die Schul- oder Hochschulunterricht geben
Ein Führungskräfte-Coaching, das du direkt mit einer GmbH abrechnest, passt in keine dieser Schubladen. Auch dann nicht, wenn es sich nach Weiterbildung anfühlt. Wie die Befreiung bei klassischem Unterricht aussieht, steht in unserem Artikel zur Rechnung als Nachhilfelehrer.
Grenzfälle gibt es trotzdem. Du unterrichtest als Honorarkraft bei einem anerkannten Bildungsträger? Oder dein Angebot hat einen therapeutischen Hintergrund? Dann lohnt eine Frage an den Steuerberater, bevor die erste Rechnung rausgeht.
Kleinunternehmer oder 19 Prozent: Was passt bei Firmenkunden?
Viele starten nebenberuflich und nutzen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Seit 2025 gelten dafür zwei Grenzen:
| Grenze | Wert |
|---|---|
| Umsatz im Vorjahr | max. 25.000 Euro |
| Umsatz im laufenden Jahr | max. 100.000 Euro |
Die 100.000 Euro sind eine harte Kante. Die Rechnung, mit der du im laufenden Jahr drüber kommst, muss bereits mit Umsatzsteuer raus. Lag dein Vorjahr über 25.000 Euro, bist du im neuen Jahr ohnehin regelbesteuert.
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen steht auf der Rechnung ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Was sonst noch drauf muss, steht in unserer Anleitung zur Kleinunternehmer-Rechnung.
Eine Sache noch: Aus deiner Kleinunternehmer-Rechnung kann der Firmenkunde keine Vorsteuer ziehen. Dein Rechnungsbetrag ist für ihn also komplett Kosten. Ob es sich für dich lohnt, auf die Regelung zu verzichten, hängt an deinen Kosten und Plänen. Das klärst du am besten einmal mit dem Steuerberater. Wer gerade erst nebenher anfängt, findet den Rahmen in unserer Checkliste für Nebenberufler.
Einzelsitzung, Paket oder Tagessatz: Wie rechnest du ab?
Drei Modelle, drei Rechnungsbilder. Wichtig ist bei allen dasselbe: Die Firma muss erkennen, was sie wofür bezahlt.
- Einzelsitzung oder Stundensatz. Menge in Stunden, Satz pro Stunde. „Einzelcoaching Führungskraft, 6 Stunden à 180 Euro."
- Coaching-Paket. Eine Position zum Paketpreis, die Sitzungen in der Beschreibung. „Coaching-Paket Führung, 4 Sitzungen à 90 Minuten."
- Tagessatz. Für Workshops, Teamtage, Strategie-Klausuren. Menge in Tagen, Satz pro Tag.
Der Name der gecoachten Person gehört übrigens nicht zu den Pflichtangaben. Das hilft, wenn die Firma nicht will, dass auf der Rechnung steht, wer bei dir im Coaching saß. Die Art der Leistung muss aber klar sein. „Beratung" allein ist dünn.
Viele Firmen schicken eine Bestellnummer mit dem Auftrag. Setz sie auf die Rechnung. Sonst hängt die Zahlung gern mal wochenlang in der Freigabe.
Welche Pflichtangaben braucht die Coaching-Rechnung?
Als regelbesteuerter Coach gelten die normalen Pflichtangaben aus § 14 UStG: Name und Anschrift von dir und der Firma, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag. Die vollständige Liste mit Erklärung steht in Erste Rechnung als Freelancer.
Bei Coaching-Paketen stolpern viele über das Leistungsdatum. Es ist Pflicht, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Zieht sich das Paket über Wochen, schreibst du einen Leistungszeitraum drauf, also von–bis. Statt genauer Tage reicht auch der Kalendermonat.
Warum das die Firma interessiert: Fehlt das Leistungsdatum, ist die Rechnung formal mangelhaft. Dann hat sie keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. So eine Rechnung kommt meist mit der Bitte um Korrektur zurück.
Brauchen Firmenkunden eine E-Rechnung von dir?
Kommt drauf an, wie du besteuert wirst. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF per Mail, sondern ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung, das Software automatisch einlesen kann.
| Du bist … | Was gilt beim Versand an Firmen? |
|---|---|
| Kleinunternehmer | Dauerhaft befreit. PDF oder Papier reicht, E-Rechnung freiwillig möglich. |
| Regelbesteuert, Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro | Bis Ende 2026 sind PDF oder Papier erlaubt. Spätestens ab 01.01.2028 ist die E-Rechnung Pflicht. |
| Regelbesteuert, Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | Versandpflicht schon ab 01.01.2027. |
Empfangen können muss die Firma E-Rechnungen schon seit 2025. Größere Kunden fragen deshalb jetzt schon danach, auch wenn du rechtlich noch Zeit hättest. Den kompletten Zeitplan findest du in E-Rechnungspflicht: Alle Fristen im Überblick.
Sobald eine E-Rechnung gefragt ist, kommst du mit Word oder Canva nicht weiter. Ein schönes PDF enthält keine maschinenlesbaren Daten. Tools wie Zack erzeugen beim Finalisieren beides: ein ZUGFeRD-PDF und eine XRechnung. Die Rechnungsnummer vergibt Zack dabei automatisch, den Leistungszeitraum trägst du als von–bis ein.
Wie sieht eine Tagessatz-Rechnung an ein Unternehmen aus?
Ein Beispiel: zwei Workshop-Tage für das Führungsteam einer GmbH, regelbesteuert.
Rechnung RE-0014/2026 vom 20.10.2026 An: Muster Logistik GmbH, Hafenstraße 12, 20457 Hamburg Bestellnummer: 4500123
| Position | Menge | Einheit | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Workshop „Feedback im Führungsteam", vor Ort | 2 | Tag | 1.200,00 € | 2.400,00 € |
Leistungszeitraum: 13.10.2026 – 14.10.2026
| Nettobetrag | 2.400,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 456,00 € |
| Gesamtbetrag | 2.856,00 € |
Dazu kommen deine Absenderdaten mit Steuernummer, deine Bankverbindung und ein Zahlungsziel. Als Kleinunternehmer fällt die Steuerzeile weg, der Gesamtbetrag ist 2.400 Euro, und der § 19-Hinweis kommt dazu.
Unterm Strich
- Business-Coaching an Firmen ist fast immer umsatzsteuerpflichtig, mit 19 Prozent.
- Steuerfrei wird es nur in engen Bildungs-Konstellationen. Im Zweifel: Steuerberater.
- Kleinunternehmer gehen bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz, im laufenden Jahr ist bei 100.000 Euro Schluss.
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum gehören immer auf die Rechnung.
- Regelbesteuert brauchst du spätestens 2028 E-Rechnungen. Große Kunden wollen sie oft schon früher.
Wer als Business Coach die erste Rechnung einmal sauber aufgesetzt hat, schreibt die nächste in zwei Minuten. Der schwierige Teil war ohnehin das Coaching.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.