E-Rechnungspflicht: Alle Fristen im Überblick

Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht — aber was bedeutet das eigentlich für dich als Freelancer oder Kleinunternehmer? Musst du jetzt sofort umstellen, oder hast du noch Zeit? Die Antwort hängt davon ab, in welcher Stufe des Übergangsplans du gerade stehst. Hier sind alle Fristen der E-Rechnungspflicht klar sortiert.

Der Stufenplan auf einen Blick

Die E-Rechnungspflicht wurde nicht über Nacht eingeführt. Der Gesetzgeber hat einen mehrjährigen Stufenplan beschlossen, damit sich vor allem kleine Unternehmen vorbereiten können.

Für die meisten Solo-Selbstständigen ist die wichtigste Zahl in dieser Tabelle der 1. Januar 2028. Bis dahin darfst du in der Regel noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden — empfangen können musst du E-Rechnungen aber schon heute.

Was gilt seit dem 1. Januar 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und maschinell verarbeiten zu können. Das gilt ausdrücklich auch für Freelancer, Kleinunternehmer und Nebenberufler — unabhängig vom Umsatz.

In der Praxis reicht ein E-Mail-Postfach zum reinen Empfang aus. Aber: Die empfangene Datei muss anschließend unverändert und maschinenlesbar archiviert werden. Eine PDF-Kopie zur Ablage genügt nicht — der strukturierte XML-Teil der Rechnung muss erhalten bleiben.

Wer eine E-Rechnung schickt, braucht seit 2025 außerdem keine Zustimmung des Empfängers mehr. Du kannst also rechtmäßig eine ZUGFeRD- oder XRechnung an deinen Kunden schicken — auch wenn der noch nie eine bekommen hat.

Übergangsfrist 2025–2026: Papier und PDF noch erlaubt

Bis zum 31. Dezember 2026 darfst du als Rechnungssteller weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDFs verschicken. Das gilt für alle Unternehmensgrößen — vom Einzelkämpfer bis zum Konzern.

Wichtig: Eine PDF-Datei, die du heute per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie ist nur ein digitales Abbild einer Papierrechnung. Echte E-Rechnungen enthalten strukturierte XML-Daten, die Software automatisch auslesen kann. Welche Formate dafür in Frage kommen, erklären wir im Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung.

Was ändert sich am 1. Januar 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 fällt die erste große Stufe: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ihre B2B-Rechnungen verpflichtend als E-Rechnung ausstellen. Papier und PDF sind für diese Gruppe dann nicht mehr erlaubt.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz aus 2026. Wer 2026 unter dieser Schwelle bleibt, hat noch ein Jahr länger Zeit — die Pflicht greift dann erst zum nächsten Stichtag.

Für die Zielgruppe dieses Ratgebers — Freelancer, Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer — ist die 800.000-Euro-Grenze meist nicht relevant. Sie liegt deutlich über dem typischen Jahresumsatz dieser Gruppe.

Was ändert sich am 1. Januar 2028?

Ab dem 1. Januar 2028 ist es so weit: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle B2B-Rechnungen — auch wenn dein Umsatz weit unter 800.000 Euro liegt. Spätestens dann musst du als Freelancer oder Solo-Selbstständiger jede Rechnung an einen Geschäftskunden als ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen.

Ausnahmen bleiben bestehen für:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG
• Rechnungen an Privatkunden (B2C ist generell ausgenommen)
• Ausgestellte Rechnungen von Kleinunternehmern (siehe nächster Abschnitt)

Für alles andere gilt: spätestens am 1.1.2028 musst du umgestellt haben.

Sonderfall Kleinunternehmer: § 34a UStDV

Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben es etwas einfacher. Nach § 34a UStDV sind sie von der Ausstellung elektronischer Rechnungen ausdrücklich befreit — und das dauerhaft, nicht nur in der Übergangsphase. Du darfst als Kleinunternehmer also auch nach 2028 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, wenn dein Geschäftskunde damit einverstanden ist.

Aber: Die Empfangs- und Archivierungspflicht gilt für dich genauso wie für alle anderen. Wenn ein Kunde dir eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und im Originalformat unverändert speichern können. Ein einfaches Mail-Archiv reicht dafür meistens nicht aus.

Was passiert, wenn du die Pflicht ignorierst?

Es gibt keine eigene Strafvorschrift, die das Verschicken einer Papierrechnung nach 2028 direkt sanktioniert. Trotzdem kann es teuer werden:

• Dein Kunde darf die Vorsteuer nicht aus einer falsch ausgestellten Rechnung ziehen — und wird sie deshalb zurückweisen.
• Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt fehlende oder falsch archivierte Rechnungen beanstanden.
• Verstöße gegen die Archivierungspflicht können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern geahndet werden.

In der Praxis ist das größte Risiko also nicht die Strafe vom Finanzamt, sondern der verärgerte Kunde, der seine Rechnung nicht verbuchen kann.

Deine 4-Schritte-Checkliste für die nächsten Monate

Damit du nicht in letzter Sekunde umstellen musst, hier eine kompakte Roadmap:

1. Empfang sicherstellen — Lege ein dediziertes E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen an und prüfe, ob du XML-Anhänge problemlos öffnen kannst.
2. Archivierung klären — Stelle sicher, dass eingehende E-Rechnungen im Originalformat und unverändert gespeichert werden. Acht Jahre Aufbewahrungsfrist gelten seit 2025.
3. Ein Tool wählen — Such dir rechtzeitig eine Lösung für die eigene Ausstellung. Tools wie Zack erstellen ZUGFeRD- und XRechnungen in unter zwei Minuten und übernehmen Archivierung und Nummerierung automatisch.
4. Übergang üben — Schicke testweise schon 2026 deine ersten E-Rechnungen an Stammkunden. So bist du zum Stichtag entspannt.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht klingt nach einer Großbaustelle, ist für die meisten Solo-Selbstständigen aber gut beherrschbar. Die wichtigsten Fristen: Empfangen musst du seit 2025, versenden spätestens ab 2028. Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV sogar dauerhaft auf der Versand-Seite passiv bleiben — müssen aber genauso empfangen und archivieren können.

Wer jetzt anfängt, sich vorzubereiten, hat noch genug Luft. Wer wartet, riskiert spätestens 2027 oder 2028 hektische Last-Minute-Lösungen.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.