Kleinunternehmer-Rechnung: Hinweis und Muster

Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG und stellst gerade deine erste Rechnung? Oder du willst sichergehen, dass der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auch wirklich passt? Gute Nachricht: Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist fast wie jede andere — mit zwei Unterschieden. Hier kommen beide, dazu die neuen Umsatzgrenzen seit 2025 und ein Muster zum direkten Abgleich.

Welchen Hinweis musst du auf die Rechnung schreiben?

Der wichtigste Unterschied zur Standard-Rechnung: Du weist keine Umsatzsteuer aus — stattdessen muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung. Seit 2025 ist das in § 34a UStDV ausdrücklich geregelt und damit Pflicht, nicht nur Empfehlung.

Juristisch reicht jede Formulierung, aus der sich die Anwendung von § 19 UStG eindeutig ergibt. In der Praxis haben sich drei Varianten durchgesetzt:

Formulierung	Bewertung
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."	Empfehlung — kurz, präzise, rechtssicher
„Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)."	Ebenfalls sauber, etwas länger
„Der Rechnungsbetrag ist nach § 19 UStG umsatzsteuerfrei."	Rechtlich ungenau — korrekt wäre „nicht ausgewiesen"

Platziere den Hinweis direkt unter der Summe oder am Ende der Rechnung. Er muss eindeutig zuzuordnen sein — im Footer-Kleingedruckten reicht nicht.

Welche Pflichtangaben gelten für Kleinunternehmer?

Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten auch für dich — mit einer Ausnahme: Statt Umsatzsteuer und Steuersatz kommt der § 19-Hinweis. Die vollständige Liste ist identisch zu der in unserem Ratgeber zu den Pflichtangaben auf deiner ersten Rechnung:

Name und Anschrift — deine und die deines Kunden
Steuernummer oder USt-IdNr. — mindestens eine von beiden
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer — Details dazu findest du im Ratgeber zu den Regeln für die Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung — was du gemacht hast
Leistungszeitraum — wann die Leistung erbracht wurde
Nettobetrag = Gesamtbetrag — weil keine USt aufgeschlagen wird
Hinweis nach § 19 UStG

Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV). Hier darfst du auf Empfänger-Adresse, USt-IdNr. und Leistungszeitraum verzichten. Der § 19-Hinweis bleibt trotzdem Pflicht.

Was passiert wenn du aus Versehen Umsatzsteuer ausweist?

Hier wird es ernst. Wenn du als Kleinunternehmer in deiner Rechnung Umsatzsteuer gesondert ausweist — etwa „19 % MwSt.: 38,00 €" — dann schuldest du diese Steuer dem Finanzamt (§ 14c Abs. 2 UStG). Auch wenn du sie nie kassiert oder ausweisen wollen hast.

Konkret heißt das:

Du musst die ausgewiesenen 38 € ans Finanzamt abführen
Dein Kunde darf die USt trotzdem nicht als Vorsteuer geltend machen — denn als Kleinunternehmer darfst du keine ausweisen
Beide Seiten zahlen drauf

Berichtigen kannst du den Fehler nur, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Hat dein Kunde die Vorsteuer bereits gezogen, musst du ihn dazu bringen, sie zurückzuzahlen — und eine korrigierte Rechnung ausstellen. Das ist aufwendig und peinlich. Deshalb: Prüfe die Rechnung vor dem Versand zweimal.

Ein gutes Rechnungstool hilft. Zack blockiert die USt-Eingabe, sobald du dein Profil als Kleinunternehmer eingerichtet hast — ein Fehler wie dieser ist damit technisch ausgeschlossen.

Die neuen Umsatzgrenzen seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen für die Kleinunternehmerregelung:

25.000 Euro Vorjahresumsatz (vorher 22.000 Euro)
100.000 Euro im laufenden Jahr (vorher 50.000 Euro)

Neu und entscheidend: Die 100.000-Euro-Grenze ist eine harte Grenze. Früher durftest du im laufenden Jahr noch über die Prognose hinaus, ohne den Status sofort zu verlieren — jetzt nicht mehr. Überschreitest du die 100.000 Euro im Jahr, wird der überschreitende Umsatz sofort umsatzsteuerpflichtig. Die Rechnung, mit der du die Grenze reißt, ist also die erste, die regulär mit USt ausgestellt werden muss.

Für deine Rechnungsstellung heißt das: Behalte deinen Jahresumsatz im Blick — besonders ab dem vierten Quartal. Gerät die Grenze in Sichtweite, sprich mit deinem Steuerberater, bevor du den nächsten Auftrag abrechnest.

Musst du als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?

Nein — jedenfalls nicht zwingend. Nach § 34a UStDV sind Kleinunternehmer dauerhaft von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen befreit. Du darfst weiterhin Papier oder PDF verschicken, solange dein Kunde einverstanden ist.

Aber: Seit 01.01.2025 musst du E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Beide Pflichten gelten auch für Kleinunternehmer. Details dazu im Ratgeber zur E-Rechnung als Kleinunternehmer.

Freiwillig darfst du natürlich jederzeit eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen. Das wirkt professionell und spart deinem Kunden Arbeit.

Muster: So sieht eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aus

Ein einfaches Beispiel — Webdesign-Beratung, drei Stunden, 80 € pro Stunde:

Max Müller                          Rechnung
Musterstraße 1                      RE-0001/2026
12345 Musterstadt                   Datum: 15.04.2026
Steuernummer: 12/345/67890          Leistungsdatum: 12.04.2026

Rechnungsempfänger
Beispiel GmbH
Beispielweg 2
54321 Beispielstadt

Position                 Menge   Einzelpreis      Summe
Webdesign-Beratung        3 h       80,00 €    240,00 €
                                               ────────
                         Gesamt:               240,00 €

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlbar bis 29.04.2026 auf IBAN DE12 3456 …

Das ist alles. Kein Netto-Brutto-Block, kein USt-Satz — dafür der Hinweis als Pflichtangabe direkt unter der Summe.

Checkliste — deine Kleinunternehmer-Rechnung in 8 Punkten

Geh die Liste durch, bevor du die Rechnung verschickst:

Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
Steuernummer oder USt-IdNr.
Rechnungsdatum
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum
Gesamtbetrag ohne USt-Aufschlag
Hinweis nach § 19 UStG
Zahlungsfrist und Bankverbindung

Alle acht Haken gesetzt? Dann kann die Rechnung raus.

Fazit

Eine Kleinunternehmer-Rechnung unterscheidet sich in zwei Punkten von einer normalen: Sie enthält keinen USt-Ausweis und dafür den Hinweis auf § 19 UStG. Alle anderen Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben identisch. Wer die 100.000-Euro-Grenze im Blick behält und die USt wirklich weglässt, hat nichts zu befürchten.

Wer den Hinweis nicht jedes Mal manuell eintippen will: Zack erkennt dein Kleinunternehmer-Profil, setzt den § 19-Hinweis automatisch und sperrt den USt-Ausweis gegen Versehen.

Teste Zack 14 Tage kostenlos →

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.