Erste Rechnung als Freelancer: So geht's richtig

Du hast deinen ersten Auftrag abgeschlossen und willst jetzt deine erste Rechnung schreiben? Gut so — denn eine korrekte Rechnung ist nicht nur Pflicht, sondern auch der Grundstein für eine saubere Buchhaltung. Hier erfährst du, welche Angaben drauf müssen, was für Kleinunternehmer gilt und ob du schon eine E-Rechnung brauchst.

Welche Pflichtangaben muss deine Rechnung enthalten?

Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) schreibt genau vor, was auf einer Rechnung stehen muss. Fehlt eine Angabe, darf dein Kunde den Vorsteuerabzug nicht geltend machen — und wird die Rechnung zurückschicken.

Die gute Nachricht: Die Liste ist überschaubar. Und wenn du sie einmal verstanden hast, sitzt jede weitere Rechnung.

Checkliste: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG

1. Dein vollständiger Name und deine Anschrift — so wie beim Finanzamt gemeldet
2. Name und Anschrift deines Kunden — vollständig, keine Abkürzungen
3. Deine Steuernummer oder USt-IdNr. — eine von beiden reicht
4. Rechnungsdatum — das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst
5. Fortlaufende Rechnungsnummer — eindeutig und einmalig vergeben
6. Leistungsbeschreibung — was du gemacht hast, konkret und nachvollziehbar
7. Leistungszeitraum oder -datum — wann die Leistung erbracht wurde
8. Nettobetrag — dein Honorar ohne Umsatzsteuer
9. Umsatzsteuersatz und -betrag — aktuell 19 % (oder 7 % bei ermäßigtem Satz)
10. Bruttobetrag — die Summe, die dein Kunde zahlen muss

Dazu kommen optionale, aber sinnvolle Angaben: Bankverbindung, Zahlungsziel (üblich sind 14 Tage) und deine Kontaktdaten.

Bist du Kleinunternehmer? Dann gilt das

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag brauchst du einen Hinweis auf der Rechnung:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Dieser Satz ist Pflicht. Ohne ihn könnte das Finanzamt die Rechnung beanstanden. Und Vorsicht: Wenn du als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldest du diese nach § 14c UStG dem Finanzamt — auch wenn du sie gar nicht einnehmen wolltest.

Die aktuellen Grenzen seit 2025: maximal 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Was als Kleinunternehmer rund um E-Rechnungen gilt, erklären wir im Detail in unserem Ratgeber E-Rechnung als Kleinunternehmer.

Muss deine erste Rechnung eine E-Rechnung sein?

Kommt drauf an, wann du startest und wie hoch dein Umsatz ist. Die Kurzfassung:

• Bis 31.12.2026 darfst du Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken — unabhängig vom Umsatz.
• Ab 01.01.2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit.

In der Praxis heißt das: Deine allererste Rechnung muss noch keine E-Rechnung sein. Aber du solltest dich jetzt schon daran gewöhnen — spätestens 2028 führt kein Weg dran vorbei. Den kompletten Zeitplan findest du in unserem Überblick zu den E-Rechnungspflicht-Fristen.

Wie vergibst du die Rechnungsnummer richtig?

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Eine doppelte Nummer ist ein Verstoß gegen § 14 UStG. Darüber hinaus bist du relativ frei in der Gestaltung.

Bewährte Formate für Freelancer:

• 2026-001, 2026-002, 2026-003 — Jahr + laufende Nummer
• RE-2026-0001 — mit Präfix für bessere Übersicht

Du darfst die Nummerierung am Jahresanfang zurücksetzen, solange jede Nummer eindeutig bleibt. Lücken sind erlaubt — der BFH hat bestätigt, dass eine lückenlose Abfolge keine gesetzliche Pflicht ist. Das Finanzamt darf bei Prüfungen aber nach einer Erklärung fragen.

Die 5 häufigsten Fehler bei der ersten Rechnung

1. Fehlender Leistungszeitraum — wird oft vergessen, ist aber Pflicht nach § 14 UStG
2. Steuernummer fehlt — ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist die Rechnung formal ungültig
3. USt-Ausweis als Kleinunternehmer — wer versehentlich 19 % ausweist, schuldet die Steuer dem Finanzamt
4. Keine oder doppelte Rechnungsnummer — beides problematisch bei einer Betriebsprüfung
5. Unkonkrete Leistungsbeschreibung — „Beratung" reicht nicht; beschreibe, was du konkret gemacht hast

Die meisten dieser Fehler lassen sich mit einem guten Rechnungstool vermeiden. Zack zum Beispiel prüft Pflichtangaben automatisch und vergibt die Rechnungsnummer für dich.

Fazit

Deine erste Rechnung als Freelancer muss kein Kraftakt sein. Halte dich an die Pflichtangaben nach § 14 UStG, achte auf den Kleinunternehmer-Hinweis falls nötig, und vergib eine saubere Rechnungsnummer. Zur E-Rechnung musst du noch nicht sofort wechseln — aber der Stichtag 2028 kommt schneller als gedacht.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.