Nebenberuflich selbstständig machen: Checkliste

Du willst dich nebenberuflich selbstständig machen, ein paar Projekte im Jahr neben deinem Hauptjob? Klingt nach wenig Aufwand, hat aber ein paar formale Stolpersteine. Hier ist dein Fahrplan von der Anmeldung bis zur ersten Rechnung, kompakt und ohne Behördendeutsch.

Musst du deinem Arbeitgeber Bescheid sagen?

Gesetzlich gibt es keine allgemeine Anzeigepflicht. In den meisten Arbeitsverträgen steht aber eine Nebentätigkeitsklausel, meist als Anzeige- oder Genehmigungspflicht. Verbieten darf dein Arbeitgeber die Nebentätigkeit nur bei berechtigten betrieblichen Interessen: Wettbewerb, Konflikte mit deinen Aufgaben oder eine Verletzung des Arbeitszeitgesetzes (maximal 48 Stunden pro Woche inklusive Nebentätigkeit).

Unsere Empfehlung: informiere proaktiv, schriftlich, bevor du startest. Das schafft Klarheit und spart dir Ärger, falls später doch mal ein Kollege fragt. Ausnahme: echte Bagatelltätigkeiten. Ein, zwei verkaufte Blog-Artikel im Jahr sind selten ein Thema.

Wie viel darfst du nebenberuflich verdienen?

Eine feste Obergrenze gibt es nicht. Zwei Maßstäbe solltest du aber kennen:

• Sozialversicherung: Damit deine Selbstständigkeit weiter „nebenberuflich" bleibt, muss sie untergeordnet sein. Krankenkassen prüfen das an zwei Punkten. Zeitaufwand: Richtwert unter 20 Stunden pro Woche. Einkommen: aus der Selbstständigkeit darf weniger kommen als aus dem Hauptjob. Wird sie zur Hauptsache, musst du dich hauptberuflich selbstständig versichern. Das ist deutlich teurer.
• Steuern: Das Finanzamt kennt keine Nebentätigkeitsgrenze. Jeder Cent aus der Selbstständigkeit zählt zum zu versteuernden Einkommen und wird auf dein Gehalt addiert. Dein Arbeitgeber zieht bereits Lohnsteuer ab, die Nebeneinkünfte werden über die Steuererklärung nachveranlagt.

Plane also nicht nach einer magischen Grenze. Solange dein Hauptjob der Hauptjob bleibt, bist du nebenberuflich.

Gewerbe oder Freiberufler: Was musst du anmelden?

Das ist die wichtigste Weichenstellung. Die Unterscheidung ist nicht Geschmackssache, sondern richtet sich nach deiner Tätigkeit:

• Freiberuflich bist du, wenn du zu den Katalogberufen nach § 18 EStG gehörst. Typisch sind Journalisten, Autoren, Programmierer, Designer, Berater, Dozenten, Ärzte, Anwälte. Dann brauchst du keine Gewerbeanmeldung, sondern meldest dich nur beim Finanzamt über den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" an (online via ELSTER). Du bekommst eine Steuernummer per Post. Fertig.
• Gewerblich bist du bei allem anderen: Handel, Handwerk, Dropshipping, Gastronomie, Coaching mit verkaufsorientiertem Charakter. Dann brauchst du zusätzlich eine Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt deiner Gemeinde (30 bis 60 Euro). Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt automatisch. Den Fragebogen musst du aber trotzdem ausfüllen.

Gute Nachricht für Gewerbetreibende: der Gewerbesteuerfreibetrag liegt bei 24.500 Euro Jahresgewinn. Darunter zahlst du keine Gewerbesteuer. Für nebenberufliche Einstiege also fast immer irrelevant.

Unsicher, ob deine Tätigkeit frei oder gewerblich ist? Ein Blick in den Katalog des § 18 EStG hilft. Im Zweifel kläre es mit dem Finanzamt oder einem Steuerberater. Eine falsche Einordnung kann später teuer werden.

Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Für die allermeisten Nebenberufler: ja. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine der wenigen Stellen, an denen der Staat weniger Papierkram zum Normalfall macht. Keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen, keine USt-Voranmeldung, keine separate Umsatzsteuererklärung.

Die Grenzen seit 2025:

• 25.000 Euro Vorjahresumsatz
• 100.000 Euro im laufenden Jahr (harte Grenze: die Rechnung, mit der du die 100k reißt, muss mit USt raus)

Die Regelung wählst du einmalig im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Nebenberuflich wirst du die Grenzen selten reißen. Insofern ist sie für dich fast immer die richtige Wahl.

Ausnahme: Wenn du teure Geräte, Software oder Dienstleistungen einkaufst und dabei selbst viel USt zahlst, kann der Vorsteuerabzug lukrativer sein als die Kleinunternehmerregelung. Dann verzichtest du im Fragebogen aktiv auf § 19. Bindest dich damit aber für fünf Jahre an die Regelbesteuerung.

Tools wie Zack erkennen dein Kleinunternehmer-Profil automatisch und setzen den § 19-Hinweis bei jeder Rechnung. Damit ist der häufigste Anfängerfehler technisch ausgeschlossen: der versehentliche USt-Ausweis, der dich nach § 14c UStG teuer zu stehen kommt. Was das konkret für deine Rechnungen bedeutet, steht im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Wie schreibst du deine erste Rechnung?

Sobald deine Steuernummer da ist, kannst du Rechnungen stellen. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG:

1. Name und Anschrift, deine und die deines Kunden
2. Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
3. Rechnungsdatum
4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
5. Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum
6. Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag, oder Hinweis nach § 19 UStG als Kleinunternehmer
7. Bruttobetrag

Ein ausführlicher Leitfaden mit Muster steht in unserem Ratgeber zur ersten Rechnung als Freelancer.

Musst du als Nebenberufler E-Rechnungen ausstellen?

Kommt darauf an, für wen du arbeitest, und ob du Kleinunternehmer bist.

• B2C (Privatkunden): Die E-Rechnungspflicht gilt nicht, du darfst frei wählen.
• B2B + Kleinunternehmer: Nach § 34a UStDV dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Papier oder PDF bleiben erlaubt.
• B2B + Regelbesteuerung: Ab 01.01.2028 musst du E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) ausstellen. Bis dahin sind Papier und PDF noch erlaubt, sofern dein Kunde zustimmt.

Den vollständigen Stufenplan findest du in unserer Übersicht zu den E-Rechnungspflicht-Fristen.

Deine Checkliste auf einen Blick

Geh die Punkte in dieser Reihenfolge durch:

1. Arbeitsvertrag prüfen: Gibt es eine Nebentätigkeitsklausel? Dann Arbeitgeber informieren, am besten schriftlich.
2. Tätigkeit einordnen: Freiberufler oder Gewerbe?
3. Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt der Gemeinde, falls nötig.
4. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER ausfüllen. Hier entscheidest du auch über die Kleinunternehmerregelung.
5. Auf die Steuernummer warten. Kommt per Post, dauert in der Regel 1 bis 4 Wochen.
6. Krankenkasse informieren, wenn Aufwand oder Einkommen in Richtung Hauptberuf wachsen.
7. Erste Rechnung schreiben mit allen Pflichtangaben, § 19-Hinweis (falls Kleinunternehmer) und sauberer Rechnungsnummer.

Haken hinter allen sieben? Dann bist du startklar.

Fazit

Dich nebenberuflich selbstständig zu machen ist keine große Sache, wenn du die formalen Schritte in der richtigen Reihenfolge abhakst. Arbeitgeber informieren, Tätigkeit einordnen, beim Finanzamt anmelden, Kleinunternehmerregelung wählen und dann Rechnungen schreiben. Die häufigsten Stolpersteine liegen nicht im Gesetz, sondern in den kleinen Details der ersten Rechnung.

Zack ist für genau diese Zielgruppe gebaut: wenige Rechnungen pro Jahr, Kleinunternehmerregelung automatisch berücksichtigt, E-Rechnungen ohne technisches Vorwissen.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.