Webentwickler Rechnung schreiben: Projekt und Wartung

Die Seite ist live, der Kunde hat sich bedankt, und jetzt sitzt du vor der Rechnung. Ab nächstem Monat kommt die Wartung dazu: Updates, Backups, das Kontaktformular, das plötzlich nichts mehr verschickt. Als Webentwickler eine Rechnung schreiben heißt deshalb fast immer: zwei Sorten Rechnung. Eine fürs Projekt, eine für den laufenden Betrieb.

Hier steht, was auf beide gehört, wie du Hosting und Lizenzen weiterberechnest und wann deine Firmenkunden eine E-Rechnung erwarten. Ob du als Webdesigner eine Rechnung schreibst oder als WordPress-Freelancer, spielt keine Rolle. Die Regeln sind dieselben.

Projekt oder Wartung: Warum zwei verschiedene Rechnungen?

Das Projekt hat ein Ende. Du baust die Seite, der Kunde nimmt sie ab, du rechnest einmal ab. Der Wartungsvertrag läuft weiter, Monat für Monat. Wer beides auf eine Rechnung packt, hat spätestens im dritten Wartungsmonat Chaos in der Ablage.

Größere Projekte teilen viele Entwickler in Phasen, die jeweils für sich abgenommen werden: erst das Design, dann die Umsetzung. Jede abgeschlossene Phase bekommt ihre eigene Rechnung mit eigenem Leistungszeitraum. So wartest du nicht drei Monate auf dein Geld.

Welche Phasen es gibt, schreibst du am besten schon ins Angebot.

Kleinunternehmer oder 19 Prozent: Was gilt bei Firmenkunden?

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gelten dafür zwei Grenzen: höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr.

Die 100.000 Euro sind hart. Schon die Rechnung, mit der du drüber kommst, muss mit Umsatzsteuer raus. Ein großer Relaunch, und das passiert schneller als gedacht.

Auf jede Kleinunternehmer-Rechnung gehört der Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Mehr zu Formulierung und Pflichtangaben findest du im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Bist du regelbesteuert, sind für Entwicklung, Wartung und Hosting 19 Prozent der Normalfall. Den ermäßigten Satz für Nutzungsrechte kennst du vielleicht von Illustratoren und Grafikdesignern. Bei Software greift er laut Bundesfinanzhof nur, wenn die Übertragung von Verwertungsrechten der Kern der Leistung ist (BFH, Urteil vom 27.09.2001, V R 14/01). Bei einer Website, die dein Kunde einfach selbst nutzt, ist das in aller Regel nicht so.

Bist du unsicher, frag einmal deinen Steuerberater. Zehn Minuten Klärung sind billiger als eine falsche Steuer auf jeder Rechnung.

Übrigens: Deine Firmenkunden können sich die ausgewiesene Umsatzsteuer in der Regel als Vorsteuer zurückholen. Für sie ist die Kleinunternehmerregelung also selten ein Preisvorteil. Ob ein Wechsel für dich trotzdem Sinn ergibt, ist eine Rechnung für den Steuerberater, nicht für einen Blogartikel.

Hosting, Domains und Lizenzen: durchlaufender Posten oder eigene Position?

Hier passieren die meisten Fehler. Es gibt zwei Fälle, und entscheidend ist nur eine Frage: Wer ist Vertragspartner des Anbieters?

Fall 1: Dein Kunde ist Vertragspartner. Domain, Hosting-Paket oder Plugin-Lizenz laufen auf ihn, du zahlst nur in seinem Namen und für seine Rechnung. Das ist ein durchlaufender Posten. Er gehört nicht zu deinem Entgelt (§ 10 Abs. 1 Satz 4 UStG), also kommt auch keine Umsatzsteuer drauf.

Noch einfacher: Der Kunde bezahlt den Anbieter direkt und bekommt die Rechnung selbst. Dann taucht der Betrag bei dir gar nicht erst auf.

Fall 2: Du bist Vertragspartner. Der Server läuft auf deinem Account, die Agency-Lizenz für das Premium-Theme hast du gekauft. Dann verkaufst du diese Leistung weiter. Sie ist Teil deines Entgelts, bekommt eine eigene Position und wird behandelt wie deine übrige Arbeit: 19 Prozent oder § 19-Hinweis.

Und sie zählt zu deinem Umsatz, auch für die Kleinunternehmergrenzen.

Ob du dabei einen Aufschlag nimmst, entscheidest du. Die Arbeit für Verlängerungen, Updates und Support bezahlt sonst niemand.

Leistungsdatum bei Projekten über mehrere Monate: Was muss auf die Rechnung?

Wenn du als Webentwickler eine Rechnung schreibst, gelten dieselben Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG wie für alle anderen. Zwei Punkte machen in der Praxis Ärger:

• Leistungszeitraum statt Leistungsdatum. Ein Projekt über drei Monate hat keinen einzelnen Leistungstag, also gibst du den Zeitraum von Start bis Abnahme an. Bei Rechnungen mit Umsatzsteuer ist die Angabe Pflicht, auch wenn sie mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Für die Wartung genügt der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV), also etwa „Leistungszeitraum: Oktober 2026".
• Konkrete Leistungsbeschreibung. „Webdesign" allein ist dünn. Aus der Rechnung soll hervorgehen, was du in welchem Umfang geleistet hast. Besser: „Umsetzung Unternehmenswebsite auf WordPress, 8 Seiten, inkl. Kontaktformular". Die Detailbeschreibung aus dem Angebot kannst du übernehmen.

Als Kleinunternehmer verlangt § 34a UStDV seit 2025 weder Leistungsdatum noch Rechnungsnummer. Lass beides trotzdem drauf, für deine eigene Buchhaltung bleibt es sinnvoll. Wie du ein sinnvolles Nummernschema aufsetzt, steht im Ratgeber zur Rechnungsnummer.

Bei der monatlichen Wartungsrechnung ändern sich meist nur Datum und Zeitraum. In Zack duplizierst du dafür die Rechnung vom Vormonat, trägst den neuen Leistungszeitraum ein und finalisierst. Die nächste Rechnungsnummer kommt automatisch.

Deine Kunden sind Unternehmen: Ab wann brauchen sie eine E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch die Handwerksfirma oder die Steuerkanzlei, für die du die Website gebaut hast. Deine Kunden sind also bereit, wenn du eine schickst.

Eine E-Rechnung ist dabei kein normales PDF. Sie enthält strukturierte Daten nach der Norm EN 16931, etwa als ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten) oder als XRechnung (reines XML). Den Unterschied erklärt der Ratgeber zu ZUGFeRD und XRechnung.

Für dich als Absender gilt:

1. Kleinunternehmer: dauerhaft von der Pflicht befreit (§ 34a UStDV). Eine E-Rechnung darfst du freiwillig trotzdem schicken.
2. Regelbesteuert, Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro: Papier und einfaches PDF sind noch bis Ende 2027 erlaubt.
3. Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung für alle Rechnungen an inländische Firmenkunden.

Alle Stufen im Detail findest du in der Übersicht zur E-Rechnungspflicht.

Zack erzeugt jede Rechnung als ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931, dazu eine XRechnung-XML. Dein Kunde bekommt eine Datei, die er lesen kann und seine Buchhaltungssoftware auch.

So sehen die zwei Rechnungen aus

Ein Beispiel für eine regelbesteuerte WordPress-Freelancerin, Kunde ist ein Malerbetrieb:

Projektrechnung RE-0042/2026, Leistungszeitraum 01.07.–30.09.2026

Darunter 19 Prozent Umsatzsteuer und der Bruttobetrag.

Wartungsrechnung RE-0051/2026, Leistungszeitraum Oktober 2026

Bist du Kleinunternehmer, entfällt die Umsatzsteuer-Zeile. Dafür steht der § 19-Hinweis unter den Positionen.

Häufige Fehler

• Hosting auf deinem Account, aber ohne Umsatzsteuer weiterberechnet. Als Regelbesteuerter ist das in Fall 2 falsch.
• „Wartung 2026" als Leistungszeitraum auf der Rechnung für Oktober. Nimm den konkreten Monat.
• Projekt und Wartung auf einer Rechnung. Funktioniert genau einmal, danach suchst du Beträge zusammen.

Fazit

Unterm Strich: Trenn Projekt und Wartung, gib immer einen Leistungszeitraum an und kläre bei Hosting und Lizenzen, wer Vertragspartner ist. Wenn du so eine Webentwickler-Rechnung schreibst, bist du für die meisten Fälle gerüstet. Bist du regelbesteuert, wird die E-Rechnung an Firmenkunden spätestens 2028 Pflicht. Wer jetzt umstellt, hat dann eine Baustelle weniger.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.