Die Rechnung als Illustrator oder Grafik-Designer ist zu 90 Prozent stinknormal. Name drauf, Leistung drauf, Betrag drauf, fertig. Zwei Dinge machen sie besonders: die Nutzungsrechte, die du an deinen Werken einräumst, und die ewige Frage nach der Künstlersozialkasse. Um beides ranken sich mehr Mythen als nötig.
Hier die kurze Version. Was auf die Rechnung muss, wann überhaupt 7 statt 19 Prozent zählen, und warum die KSK deine Rechnung meistens gar nicht betrifft.
Bist du Freiberufler oder Gewerbetreibender?
Für Kreative ist das die erste Weichenstellung, und sie entscheidet über Anmeldung und Gewerbesteuer. Faustregel: Wer eigenschöpferisch gestaltet, also eigene Ideen zu Illustrationen, Layouts oder Konzepten formt, gilt oft als Freiberufler nach § 18 EStG. Kein Gewerbeschein, keine Gewerbesteuer. Gerade Werbe- und Gebrauchsgrafik landet aber häufig im Gewerbe, auch bei eigenen Ideen.
Je mehr du nur fremde Vorgaben ausführst, etwa reine Reinzeichnung oder das Umsetzen fertiger Designs, desto eher gewerblich. Die Grenze ist fließend, und im Zweifel entscheidet dein Finanzamt. Für die Rechnung selbst ändert das wenig: Die Pflichtangaben sind fast identisch.
Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Die meisten, die nebenberuflich illustrieren oder gestalten, fallen unter die Kleinunternehmerregelung. Seit 2025 liegt die Grenze bei 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Solange du drunter bleibst, weist du keine Umsatzsteuer aus.
Auf die Rechnung gehört dann kein Steuersatz und kein Steuerbetrag, sondern nur ein kurzer Hinweis:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Mehr braucht es nicht. Wenn du gerade erst nebenbei loslegst, hilft dir der Leitfaden zum nebenberuflich selbstständig machen beim Rest der Anmeldung. Wie eine saubere Kleinunternehmer-Rechnung im Detail aussieht, steht im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.
Was muss auf deine Rechnung?
Egal ob Freiberufler oder Gewerbe, die Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten für alle. Diese acht Punkte müssen drauf:
- Dein Name und deine Anschrift
- Name und Anschrift deines Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Das Rechnungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung (was hast du gestaltet?)
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Betrag, dazu § 19-Hinweis oder Steuersatz
Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein. Welche Formate erlaubt sind, klärt der Ratgeber zur Rechnungsnummer.
Wie weist du Nutzungsrechte auf der Rechnung aus?
Das ist der Punkt, an dem sich deine Rechnung von der eines Handwerkers unterscheidet. Wenn du eine Illustration erstellst, verkaufst du nicht das Werk selbst. Du räumst deinem Kunden das Recht ein, es zu nutzen. Das Urheberrecht bleibt immer bei dir, verkaufen oder abtreten kannst du es gar nicht. Was du vergibst, sind Nutzungsrechte.
Der Kniff: Trenne Gestaltung und Nutzungsrechte in zwei Positionen. Pflicht ist das nicht, aber klug. Es macht klar, wofür dein Kunde zahlt, und schützt dich, falls er das Motiv später breiter nutzen will als vereinbart.
Ein Nutzungsrecht beschreibst du über vier Angaben:
- Art: einfach (mehrere dürfen nutzen) oder ausschließlich (nur dein Kunde, oft teurer)
- Räumlich: zum Beispiel Deutschland oder weltweit
- Zeitlich: etwa zwölf Monate oder unbefristet
- Inhaltlich: nur Print, nur Online, Social Media und so weiter
Eine Position kann dann schlicht lauten: „Einräumung eines einfachen Nutzungsrechts, Online, deutschsprachiger Raum, zwölf Monate."
7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer: was gilt für dich?
Kurze Antwort für die meisten: gar keine. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus, also stellt sich die 7-oder-19-Prozent-Frage für dich nicht. Nur eine Warnung dazu: Schreib auch keinen Steuersatz aus Versehen dazu. Wer als Kleinunternehmer „7 %" oder „19 %" auf die Rechnung setzt, schuldet den Betrag tatsächlich dem Finanzamt (§ 14c UStG). Ein teurer Ausrutscher.
Rechnest du mit Umsatzsteuer, hängt der Satz nicht daran, ob deine Arbeit „Kunst" oder „Werbung" ist. Es kommt darauf an, ob die Einräumung von Nutzungsrechten der Kern der Leistung ist. Wenn ja, kann der ermäßigte Satz von 7 Prozent greifen (§ 12 Abs. 2 Nr. 7c UStG). Ist die Rechteeinräumung nur Nebensache, sind es 19 Prozent. Die Abgrenzung ist im Einzelfall knifflig. Wenn du regelbesteuert bist, klär das einmal sauber mit deinem Steuerberater.
Musst du in die Künstlersozialkasse?
Hier atmen viele auf, sobald sie den Unterschied verstanden haben. Denn zwei Dinge werden ständig verwechselt.
Die KSK-Versicherung ist deine eigene Kranken- und Rentenversicherung als Künstler. Sie ist für hauptberufliche Kreative gedacht. Wer nebenbei illustriert und weniger als 3.900 Euro Gewinn im Jahr damit macht, ist normalerweise nicht versicherungspflichtig. Die Ausnahme sind Berufsanfänger in den ersten drei Jahren. Läuft dein Haupteinkommen über einen Angestelltenjob, bist du in der Regel raus.
Die Künstlersozialabgabe zahlt dein Auftraggeber, nicht du. Firmen, die regelmäßig Design oder Illustration einkaufen, führen darauf eine Abgabe an die KSK ab (2026: 4,9 Prozent). Das ist eine Sache zwischen Firma und KSK.
Und jetzt das Wichtigste für deine Rechnung: Zur KSK gehört da nichts drauf. Kein Hinweis, keine Position, kein Prozentsatz. Die Abgabe deines Kunden ändert an deiner Rechnung genau nichts. Verdienst du mit der Kunst deutlich mehr, lohnt ein Blick mit der KSK oder dem Steuerberater, ob sich dein Status ändert.
So sieht deine Rechnung als Illustrator aus
Ein einfaches Beispiel für einen Kleinunternehmer, der ein Titelbild illustriert hat:
| Pos. | Beschreibung | Betrag |
|---|---|---|
| 1 | Illustration Titelmotiv „Sommerkampagne" | 800,00 € |
| 2 | Einfaches Nutzungsrecht, Online, DACH, 12 Monate | 400,00 € |
| Gesamt | 1.200,00 € |
Darunter der § 19-Hinweis, fertig. Zwei Positionen, klar getrennt, keine Umsatzsteuer. So sieht deine Rechnung als Illustrator im Normalfall aus. Wer die Rechnungsnummer und den § 19-Hinweis nicht bei jeder Rechnung von Hand setzen will, lässt das ein Tool wie Zack automatisch erledigen.
Musst du als Illustrator eine E-Rechnung ausstellen?
Als Kleinunternehmer: nein. Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, bist du dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Eine PDF oder sogar Papier reicht weiter aus.
Rechnest du mit Umsatzsteuer und stellst B2B-Rechnungen, greift die Ausstellungspflicht ab 2028 (bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon 2027). Eine E-Rechnung ist dann ein strukturierter Datensatz im Format ZUGFeRD oder XRechnung, keine hübsche PDF. Was die beiden Formate unterscheidet, erklärt der Vergleich ZUGFeRD und XRechnung. Freiwillig darfst du das auch als Kleinunternehmer jederzeit, und viele Firmenkunden schätzen es. Tools wie Zack erstellen aus deinen Positionen direkt eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, Nutzungsrechte inklusive.
Drei häufige Fehler
- Nutzungsrechte vergessen. Wer nur „Illustration, 1.200 Euro" schreibt, verschenkt Klarheit. Ohne Angabe zum Umfang darf dein Kunde im Zweifel nur das, was der Auftrag zwingend erforderte (Zweckübertragung, § 31 Abs. 5 UrhG). Streit ist vorprogrammiert.
- Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen. Ein „inkl. 19 % MwSt" rutscht schnell rein, wenn du eine alte Vorlage kopierst. Dann schuldest du die Steuer, obwohl du befreit bist.
- Die KSK auf die eigene Rechnung schreiben. Die Abgabe ist Sache deines Kunden. Auf deiner Rechnung hat sie nichts verloren.
Fazit
Deine Rechnung als Illustrator oder Grafik-Designer ist einfacher, als die vielen Sonderthemen glauben machen. Weise die Pflichtangaben sauber aus, trenne Gestaltung und Nutzungsrechte in zwei Positionen, und als Kleinunternehmer setzt du den § 19-Hinweis statt eines Steuersatzes. Die KSK betrifft deine Rechnung nicht. Der Rest ist Handwerk.
Teste Zack 14 Tage kostenlos →
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.