Social-Media-Manager: Rechnung an Firmenkunden

Deine Social-Media-Manager-Rechnung sieht auf den ersten Blick aus wie jede andere: Pauschale, Monat, Betrag. Spannend wird es bei zwei Fragen: Was passiert mit dem Werbebudget, das du für den Kunden auslegst? Und gilt für Content ein anderer Steuersatz?

Beides klären wir hier. Dazu alles, was auf die Monatsrechnung an deine Firmenkunden muss.

Pauschale, Projekt oder Werbebudget: Was gehört auf die Rechnung?

Die meisten Social-Media-Manager arbeiten mit drei Arten von Leistungen. Die lassen sich sauber trennen:

• Monatsbetreuung: Redaktionsplan, Posts, Community-Management, Reporting. Eine Pauschale pro Monat.
• Projekte: Kanal-Setup, Strategie-Workshop, eine einzelne Kampagne. Einmalig, oft nach Tagessatz oder Festpreis.
• Werbebudget: Das Geld, das bei Meta, Google oder LinkedIn für Anzeigen landet. Das ist nicht dein Honorar, sondern Geld des Kunden. Auch wenn es manchmal über deine Karte läuft.

Die ersten beiden sind deine Leistung und gehören als eigene Positionen auf die Rechnung. Das Werbebudget ist der Sonderfall. Dazu gleich mehr.

Kleinunternehmer oder 19 Prozent?

Viele starten nebenberuflich, mit zwei, drei kleinen Firmenkunden. Dann passt oft die Kleinunternehmerregelung: Seit 2025 darfst du im Vorjahr höchstens 25.000 Euro umgesetzt haben, im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro. Du weist keine Umsatzsteuer aus und setzt stattdessen den Hinweis auf § 19 UStG auf jede Rechnung.

Wie der Hinweis genau aussieht, steht im Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung. Wenn du gerade erst anfängst, hilft dir der Überblick zum nebenberuflichen Start.

Bist du regelbesteuert, kommen auf die reine Betreuung 19 Prozent. Für deine Firmenkunden ist das meist egal. Sie ziehen die Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder ab.

Eine Sache noch: Setz als Kleinunternehmer nie aus Versehen „19 %" auf die Rechnung. Wer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt (§ 14c UStG), auch wenn er sie gar nicht hätte berechnen dürfen.

Wann spielen Nutzungsrechte eine Rolle?

Der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent kann greifen, wenn der Kern deiner Leistung die Einräumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte ist (§ 12 Abs. 2 Nr. 7c UStG). Fotografen und Illustratoren kennen das Thema gut. Der Ratgeber für Illustratoren und Designer erklärt, wie Nutzungsrechte auf eine Rechnung kommen.

Für dich als Social-Media-Manager ist das ein Randfall. Dein Kunde bezahlt dich dafür, dass seine Kanäle laufen: planen, posten, antworten, auswerten. Die Rechte an den Posts gehen dabei mit, sind aber nicht der Grund für den Auftrag. Dann bleibt es bei 19 Prozent.

Beschreib auf der Rechnung deshalb, was du tatsächlich machst. „Social-Media-Betreuung Instagram, Oktober 2026: Redaktionsplanung, 12 Beiträge, Community-Management, Monatsreport" sagt klar, was du tust. Verkaufst du dagegen ausnahmsweise reine Bildrechte oder fertige Inhalte als Hauptsache, frag einmal kurz beim Steuerberater nach. Die Abgrenzung ist Einzelfallarbeit.

Wie rechnest du Werbebudget und Auslagen ab?

Hier passieren die teuersten Fehler. Entscheidend ist, auf wen das Werbekonto läuft:

Die zweite Zeile ist die Falle für Kleinunternehmer.

Rechne mal: 800 Euro Betreuung plus 1.500 Euro Werbebudget im Monat ergeben 27.600 Euro im Jahr. Damit liegst du über der 25.000-Euro-Grenze. Im Folgejahr bist du dann kein Kleinunternehmer mehr. Wegen Geld, an dem du keinen Cent verdient hast.

Die dritte Zeile klingt nach der eleganten Lösung, ist aber eng gestrickt. Ein durchlaufender Posten setzt eine direkte Rechtsbeziehung zwischen Kunde und Plattform voraus: Beide müssen den Namen des anderen und den Betrag kennen (Abschnitt 10.4 UStAE). So ein Betrag gehört nicht als Position auf deine Rechnung mit 19 Prozent. Du forderst ihn separat zurück, mit der Plattform-Rechnung als Beleg.

Unterm Strich: Am saubersten ist Variante eins. Der Kunde zahlt seine Anzeigen selbst, du rechnest deine Arbeit ab. Laufen Werbekonten auf dich, kann ein Gespräch mit dem Steuerberater nicht schaden, denn auch die Abrechnung mit der Plattform hat eigene steuerliche Tücken.

Ähnlich wie Variante zwei funktionieren kleine Auslagen, die du im eigenen Namen kaufst: ein Stockfoto, ein Tool-Abo nur für diesen Kunden. Rechnest du sie weiter, sind sie Teil deiner Leistung. Als eigene Position, mit 19 Prozent, wenn du regelbesteuert bist.

Welche Pflichtangaben braucht die Social-Media-Manager-Rechnung?

Die Pflichtangaben sind dieselben wie bei jeder Rechnung nach § 14 UStG: Namen und Anschriften, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto. Als Kleinunternehmer ist die Liste kürzer, dafür kommt der § 19-Hinweis dazu.

Bei der Monatsbetreuung zählt vor allem eine Angabe: der Leistungszeitraum. Er ist Pflicht, die Monatsangabe reicht (§ 31 Abs. 4 UStDV). Also „Oktober 2026" oder „01.10.–31.10.2026".

Fehlt er, hat dein Kunde keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Und dann hörst du von seiner Buchhaltung.

Jeden Monat dieselbe Rechnung, nur ein anderer Zeitraum? Genau dafür gibt's Vorlagen. In Zack duplizierst du die Rechnung vom Vormonat, stellst den Leistungszeitraum um und finalisierst. Die Rechnungsnummer vergibt das Tool selbst, fortlaufend.

Brauchen Firmenkunden eine E-Rechnung?

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dein Firmenkunde darf also schon heute fragen, ob du ihm eine schickst. Ausstellen musst du sie als Regelbesteuerter ab dem 01.01.2028, bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon ab 2027. Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit, dürfen aber freiwillig.

Eine E-Rechnung ist kein PDF per Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz, meist ZUGFeRD oder XRechnung, den die Buchhaltungssoftware deines Kunden direkt einliest. Was die beiden Formate unterscheidet, steht im Vergleich ZUGFeRD und XRechnung.

Wer jetzt schon so schreibt, muss 2028 nichts umstellen. Zack legt beim Finalisieren jeder Rechnung automatisch eine ZUGFeRD-PDF und eine XRechnung-Datei an. Um das Format musst du dich nicht kümmern. Für Online-Marketing-Freelancer mit Firmenkunden ist das oft das stärkere Argument als die Frist.

Muster: Monatsbetreuung mit 19 Prozent

So sieht eine schlanke Social-Media-Manager-Rechnung für einen Monat aus. Dein Kunde zahlt das Werbebudget selbst, deshalb steht es nicht drauf:

Leistungszeitraum: 01.10.–31.10.2026. Dazu kommen die üblichen Kopfdaten: Absender, Kunde, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Zahlungsziel.

Der Zusatz „ohne Werbebudget" in Position 2 ist kein Pflichtteil. Er erspart dir aber die Rückfrage, ob die Anzeigen da schon drin sind.

Fazit

Die Rechnung als Social-Media-Manager wird mit drei Handgriffen sauber: die Betreuung klar als Betreuung beschreiben, den Leistungszeitraum für jeden Monat angeben und das Werbebudget möglichst gar nicht über deine Bücher laufen lassen. Wenn doch: vorher wissen, ob es dein Umsatz ist oder ein durchlaufender Posten. Bei allem, was darüber hinausgeht, hilft dir ein Steuerberater weiter.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.