Du buchst jeden Monat die Belege anderer Leute. Deine eigene Rechnung schreibst du dann am Monatsletzten, irgendwann nach 21 Uhr. Ausgerechnet die sollte sitzen. Deine Kunden sind Unternehmen, und wer dich für saubere Buchhaltung bezahlt, schaut auf deinen Beleg genauer als auf jeden anderen.
Hier steht, was auf die Rechnung als selbstständiger Buchhalter gehört. Und was besser nicht draufsteht.
Was darfst du als selbstständiger Buchhalter überhaupt abrechnen?
Das regelt das Steuerberatungsgesetz. Hilfe in Steuersachen ist grundsätzlich Steuerberatern vorbehalten, für Buchhalter gibt es eine Ausnahme. Sie steht heute in § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Viele Ratgeber zitieren noch die alte Nummer „§ 6 Nr. 4“.
Erlaubt sind laut Gesetz:
- das Anlegen von Kontenplänen
- das Buchen laufender Geschäftsvorfälle
- die laufende Lohnabrechnung
- das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung
Voraussetzung: eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder gleichwertige Vorbildung) und danach mindestens drei Jahre Praxis im Buchhaltungswesen, mindestens 16 Wochenstunden. Dann darfst du dich nach § 8 Abs. 4 StBerG auch „Buchhalter“ nennen.
Nicht in der Liste: Jahresabschluss, Steuererklärungen und die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Bei der Voranmeldung hat der Bundesfinanzhof klargestellt, dass sie auch dann nicht dazugehört, wenn deine Buchhaltungssoftware sie auf Knopfdruck ausspuckt (BFH, Urteil vom 7.6.2017, II R 22/15).
Für die Rechnung heißt das: Schreib in die Leistungsbeschreibung genau das, was du gemacht hast. „Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle 09/2026“ ist klar. „Buchhaltung und Steuern komplett“ klingt nach mehr, als du anbieten darfst. Und das willst du nicht schwarz auf weiß in der Akte deines Kunden haben.
Monatspauschale oder Stundensatz: wie kommt das auf die Rechnung?
Beides geht. Viele Buchhaltungsbüros rechnen laufende Buchhaltung und Lohnbuchhaltung pauschal ab, Sonderaufgaben nach Stunden. Auf der Rechnung sieht das so aus:
| Abrechnungsart | Menge | Einheit | Beispiel-Bezeichnung |
|---|---|---|---|
| Monatspauschale | 1 | Stück | Laufende Finanzbuchhaltung September 2026 |
| Lohnabrechnung | 3 | Stück | Lohnabrechnung 09/2026, je Mitarbeiter |
| Zusatzaufwand | 2,5 | Stunde | Nachbuchen Belege Q2 nach Belegnachlieferung |
Eine Pauschale ist eine Position mit Menge 1. Mehr Magie steckt nicht dahinter. Wichtig ist nur, dass die Bezeichnung den Monat nennt. Sonst weiß in zwei Jahren keiner mehr, welche Pauschale welche Rechnung war.
Pauschale und Stunden auf einer Rechnung mischen? Kein Problem. Beides läuft mit demselben Steuersatz.
Kleinunternehmer oder 19 Prozent?
Buchhaltungsleistungen laufen beim regulären Steuersatz von 19 Prozent. Es sei denn, du nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
Die Grenzen seit 2025:
- Vorjahr: höchstens 25.000 Euro Umsatz
- Laufendes Jahr: höchstens 100.000 Euro Umsatz
Die 100.000 Euro sind eine harte Grenze. Die Rechnung, mit der du sie überschreitest, muss schon Umsatzsteuer ausweisen. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus, brauchst aber einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wie so eine Rechnung komplett aussieht, steht in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.
Ob die Regelung für dich passt, hängt an deinen Kunden und deinen Zahlen. Das ist eine Steuerfrage, keine Rechnungsfrage. Klingt ironisch, aber genau dafür gibt es Steuerberater.
Leistungszeitraum: welcher Monat steht drauf?
Bei laufender Buchhaltung hängst du oft einen Monat hinterher. Die Septemberbelege kommen im Oktober, gebucht wird dann. Welcher Monat gehört auf die Rechnung?
Das Gesetz verlangt den Zeitpunkt deiner Leistung (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Gute Nachricht: Der Kalendermonat reicht (§ 31 Abs. 4 UStDV), also etwa „Leistungszeitraum: Oktober 2026“. Damit keiner rätselt, nennst du den Buchungsmonat zusätzlich in der Bezeichnung. Wie du das bei Rückständen über mehrere Monate sauber handhabst, klärst du im Zweifel kurz mit einem Steuerberater.
Weglassen ist keine Option. Ohne Leistungsdatum ist die Rechnung formal mangelhaft, und dein regelbesteuerter Kunde hat keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Für Kleinunternehmer ist das Datum seit 2025 keine Pflichtangabe mehr. Empfehlenswert bleibt es trotzdem.
Der Rest der Pflichtangaben ist der übliche: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag (oder der § 19-Hinweis).
Musst du als Buchhalter E-Rechnungen schreiben?
Bald ja, wenn du regelbesteuert bist. Der Zeitplan:
- bis Ende 2026: Papier oder einfaches PDF ist im B2B-Geschäft noch erlaubt
- 2027: E-Rechnung Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
- ab 1. Januar 2028: E-Rechnung Pflicht für alle Rechnungen an Unternehmen
Als Kleinunternehmer bist du dauerhaft von der Pflicht befreit. Freiwillig darfst du trotzdem. Die Details stehen in unserem Überblick zur E-Rechnungspflicht und den Übergangsregeln.
Ein PDF aus Word ist übrigens keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung, das die Software deines Kunden direkt einlesen kann. Gerade deine Kunden haben ein Interesse daran: Wer selbst laufend Belege erfasst, freut sich über jeden, den er nicht abtippen muss. Du merkst das ja an deinem eigenen Schreibtisch.
Wie sieht die monatliche Rechnung konkret aus?
Angenommen, du bist regelbesteuert und betreust einen Handwerksbetrieb mit drei Angestellten:
- Laufende Finanzbuchhaltung September 2026: 1 × 280,00 Euro
- Lohnabrechnung 09/2026, je Mitarbeiter: 3 × 25,00 Euro
- Lohnsteuer-Anmeldung 09/2026: 1 × 30,00 Euro
Netto 385,00 Euro, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer (73,15 Euro), brutto 458,15 Euro. Leistungszeitraum: Oktober 2026.
Im nächsten Monat ändern sich der Buchungsmonat in den Bezeichnungen, der Leistungszeitraum und vielleicht die Zahl der Lohnabrechnungen. Sonst nichts.
In einem Rechnungstool wie Zack duplizierst du dafür die Vormonatsrechnung und passt die Monate an. Nummer, ZUGFeRD-Datei und Archivierung erledigt das Tool. Deine eigenen Rechnungen bekommt dein Steuerberater am Jahresende als Archiv-ZIP oder DATEV-Buchungsstapel. Schöner Seitenwechsel.
Fazit
Die Rechnung als selbstständiger Buchhalter oder selbstständige Buchhalterin ist schnell aufgesetzt. Drei Dinge machen den Unterschied:
- Leistung präzise benennen: nur das, was § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG dir erlaubt, und mit Buchungsmonat
- Leistungszeitraum angeben: als Kalendermonat, Buchungsmonat in der Bezeichnung
- E-Rechnung einplanen: spätestens ab 2028, wenn du Umsatzsteuer ausweist
Den Rest kennst du aus deinem Berufsalltag besser als die meisten. Du musst es nur einmal für dich selbst einrichten.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.