Du hast den Rasen gemäht, das Treppenhaus geputzt oder die Dachrinne freigeräumt. Und jetzt muss eine Rechnung raus. Gute Nachricht zuerst: Das ist einfacher, als die meisten denken. Eine Hausmeisterservice-Rechnung an einen Privatkunden ist kein Bürokratie-Monster. Ein paar Pflichtangaben, ein Betrag, fertig.
Hier kommt, was wirklich draufgehört. Und ein Kniff, mit dem dein Kunde am Jahresende 20 Prozent zurückbekommt, wenn du die Rechnung richtig aufbaust.
Brauchst du überhaupt ein Gewerbe?
Kurz: meistens ja. Wer regelmäßig putzt, Hausmeisterdienste anbietet oder Gärten pflegt, betreibt ein Gewerbe und meldet das beim Gewerbeamt an. Das kostet ein paar Euro und ist in 20 Minuten erledigt. Freiberufler bist du hier in aller Regel nicht. Das gilt eher für beratende oder künstlerische Berufe.
Du machst das nur nebenbei? Auch dann gilt: Sobald es regelmäßig läuft und du Gewinn erzielen willst, gehört es angemeldet. Wie das nebenher funktioniert, steht im Ratgeber zu nebenberuflich selbstständig machen.
Was muss auf die Rechnung?
Das ist der Kern, und er ist überschaubar. Nach § 14 UStG braucht jede Rechnung diese Angaben:
- Dein Name und deine Anschrift
- Name und Anschrift des Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer, eindeutig und ohne Lücken
- Was du gemacht hast: also „Gartenpflege, Mai 2026" statt nur „Dienstleistung"
- Wann du es gemacht hast: Datum oder Zeitraum
- Der Betrag: netto, Steuersatz, Steuer und brutto (oder der § 19-Hinweis, dazu gleich mehr)
Mehr ist nicht nötig. Wenn du wissen willst, wie eine solche Rechnung von vorne bis hinten aussieht, hilft dir die Anleitung zur ersten Rechnung weiter.
Bei der Rechnungsnummer stolpern viele. Sie muss fortlaufend sein, darf aber dein eigenes System haben — 2026-001, 2026-002 und so weiter reicht völlig. Die Regeln zur Rechnungsnummer erklären das im Detail.
Musst du Mehrwertsteuer ausweisen?
Kommt drauf an, ob du Kleinunternehmer bist. Bleibst du unter 25.000 Euro Jahresumsatz (gemeint ist das Vorjahr), kannst du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Dann weist du keine Umsatzsteuer aus — stattdessen kommt ein kurzer Satz auf die Rechnung:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Das ist für viele Hausmeister und Reinigungskräfte der Normalfall. Kein USt-Ausweis, keine Voranmeldung, weniger Papierkram. Häufiger Fehler: trotzdem Mehrwertsteuer aufschlagen. Dann schuldest du sie nämlich dem Finanzamt, obwohl du gar nicht müsstest. Wie die Kleinunternehmer-Rechnung sauber aussieht, zeigt der Ratgeber zur Kleinunternehmer-Rechnung.
Tools wie Zack setzen den § 19-Hinweis automatisch, sobald du im Profil als Kleinunternehmer hinterlegt bist. Einen Punkt weniger, an den du denken musst.
So sparen deine Kunden 20 Prozent
Jetzt der Kniff, der dich von der Konkurrenz abhebt. Reinigung, Hausmeisterdienste und Gartenpflege sind sogenannte haushaltsnahe Dienstleistungen. Dein Privatkunde darf 20 Prozent der Arbeitskosten von seiner Einkommensteuer abziehen, bis zu 4.000 Euro im Jahr (§ 35a EStG).
Der Haken: Das Finanzamt erkennt nur den Arbeitsanteil an, nicht das Material. Putzmittel, Pflanzen, Streugut zählen nicht. Damit dein Kunde den Bonus bekommt, muss er aus der Rechnung herauslesen können, wie viel auf die Arbeit entfällt.
Heißt für dich: Arbeit und Material getrennt ausweisen. Zwei einfache Wege:
- Getrennte Positionen: eine Zeile „Arbeitskosten Gartenpflege", eine Zeile „Material".
- Ein Hinweis am Ende: „Im Rechnungsbetrag sind 180,00 € Arbeits- und Fahrtkosten enthalten."
Beides ist erlaubt. In Zack legst du dafür einfach getrennte Positionen an, den Hinweis schreibst du ins Anmerkungsfeld.
Du musst das nicht tun — eine Rechnung ohne diese Trennung ist trotzdem gültig. Aber es ist ein echtes Verkaufsargument. „Bei mir holst du dir 20 Prozent vom Finanzamt zurück" überzeugt Kunden mehr als jeder Rabatt.
Zwei Dinge noch, kurz gehalten:
- Gartenpflege ist ein Sonderfall. Rasen mähen, Hecke schneiden, Laub räumen zählen als haushaltsnahe Dienstleistung. Legst du dagegen einen Garten neu an, ist das eine Handwerkerleistung mit einem niedrigeren Höchstbetrag. Im Zweifel fragt dein Kunde das im Detail bei seinem Steuerberater nach.
- Bar geht nicht. Der Bonus klappt nur, wenn der Kunde überweist. Barzahlung erkennt das Finanzamt nicht an, auch nicht mit Quittung. Also: deine IBAN auf die Rechnung, und gut.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schreiben?
An Privatkunden: nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen. Deinem Privatkunden darfst du weiterhin eine ganz normale PDF oder einen Ausdruck geben. Entwarnung also.
Falls du doch mal an eine Firma fakturierst, gelten andere Regeln. Das ist ein eigenes Thema. Was hinter dem Format steckt, erklärt der Ratgeber was eine E-Rechnung ist.
Drei Fehler, die du leicht vermeidest
- Leistung zu schwammig beschrieben. „Dienstleistung 250 €" reicht dem Finanzamt nicht. Schreib hin, was du gemacht hast und wann.
- Arbeitskosten nicht ausgewiesen. Kostet deinen Kunden den Steuerbonus, und dich womöglich einen Anruf mit der Bitte um eine neue Rechnung.
- Nur Bargeld akzeptiert. Sieht harmlos aus, killt aber den § 35a-Vorteil. Überweisung anbieten, immer.
Fazit
Eine Rechnung für Hausmeister-, Reinigungs- oder Gartenarbeit ist schnell gemacht: Pflichtangaben drauf, als Kleinunternehmer den § 19-Hinweis dazu, Betrag drunter. Den kleinen Extra-Schritt, Arbeitskosten getrennt auszuweisen, machst du nicht aus Pflicht. Sondern weil deine Kunden dich dafür lieben werden. 20 Prozent zurück vom Finanzamt sind ein gutes Argument.
Und der Rest? Bleibt so unkompliziert, wie er in der Praxis ohnehin gehandhabt wird.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.