Rechnungssoftware für Kleinunternehmer: 4 Tools im Vergleich

Du suchst eine Rechnungssoftware und stehst vor einer Liste mit zwölf Anbietern. Jeder ist „der Testsieger". Jeder kann „alles". Und du fragst dich: Was davon brauche ich überhaupt, wenn ich ein paar Rechnungen im Monat schreibe?

Hier nehmen wir vier Tools auseinander, die sich für Kleinunternehmer und Solo-Selbstständige anbieten: sevdesk, easybill, Papierkram und Zack. Ohne Sternchen-Bewertungen, ohne Affiliate-Theater. Stand: Mai 2026.

Was muss eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer können?

Wenn du nach § 19 UStG arbeitest oder als Solo-Selbstständige unterwegs bist, brauchst du nicht die ganze Funktionsbreite, mit der die meisten Anbieter werben. Was du wirklich brauchst:

• Pflichtangaben nach § 14 UStG automatisch korrekt: fortlaufende Nummer, Datum, Steuernummer, alles am richtigen Platz
• Kleinunternehmer-Hinweis automatisch auf jeder Rechnung. Keine Umsatzsteuer ausweisen, stattdessen der § 19-Satz
• ZUGFeRD und XRechnung als Formate. Die zwei E-Rechnungs-Formate musst du seit 2025 empfangen können. Versenden bist du als Kleinunternehmer dauerhaft befreit, aber größere Geschäftskunden erwarten E-Rechnungen zunehmend auch von dir
• Revisionssichere Archivierung nach GoBD: finalisierte Rechnungen unveränderbar, mit Hash gegen Manipulation
• Steuerberater-Export für Jahresende ohne Krampf, am besten als ZIP mit PDFs, XMLs und einer CSV
• Umsatz-Tracking zur 25.000-Euro-Grenze, damit du nicht im November stolperst und plötzlich umsatzsteuerpflichtig wirst

Das war's im Wesentlichen. Sechs Punkte. Alles andere ist nett, aber nicht zwingend.

Was du als Kleinunternehmer oder Solo NICHT brauchst

Hier wird's spannend. Die meisten Vergleichsartikel listen Funktionen, die für dich Ballast sind:

• Mehrere Steuersätze pro Rechnung. Als KU stellst du keine Mischrechnung mit 19 % und 7 % aus
• Reverse Charge (§ 13b UStG). Bauleistungen, EU-B2B, Goldhandel — für die meisten Solo-Tätigkeiten irrelevant
• Wiederkehrende Rechnungen. Wenn du keine Abos verkaufst, brauchst du das nicht
• Multi-User-Workflows. Du bist alleine. Punkt
• Vollständige Buchhaltung mit EÜR und UStVA. Als KU machst du keine USt-Voranmeldung, die EÜR im Mai reicht
• Bankkonto-Abgleich. Hilft, wenn du 200 Belege im Monat hast. Bei zehn Rechnungen ist es Theater
• Projektmanagement und Zeiterfassung. Andere Aufgabe, andere Tools

Wer dir all das verkauft, verkauft dir entweder ein Buchhaltungsprogramm oder ein ERP. Wenn dein Steuerberater das macht und du nur Rechnungen schreibst, brauchst du was anderes.

Sevdesk, easybill, Papierkram, Zack: Was die vier können

Hier die vier Tools im direkten Vergleich. Preise sind monatlich bei jährlicher Abrechnung, Stand Mai 2026.

Drei der vier Tools sind solide Buchhaltungssoftware mit Rechnungsmodul. Zack ist das vierte. Eine Rechnungssoftware ohne Buchhaltungsmodul.

Was die vier Tools voneinander unterscheidet

Sevdesk ist eine Buchhaltungssoftware mit Rechnungsmodul. DATEV-Anbindung und vollständige EÜR/UStVA-Funktionen sind ab dem Buchhaltungs-Tarif (9,95 €/Mon) enthalten, der reine Rechnungs-Tarif (4,45 €/Mon) liefert nur die Rechnungsstellung. Der Funktionsumfang ist breit, der Preisaufbau gestaffelt.

Easybill bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit drei Kontakten, ZUGFeRD/XRechnung, DATEV- und Lexware-Anbindung sowie Steuerberater-Zugang. Der erste Bezahltarif (Starter) startet bei 17 €/Mon, Premium bei 35 €. Der Free-Tarif ist breit ausgestattet, der Sprung in den Bezahltarif höher als bei den anderen drei Tools im Vergleich.

Papierkram kombiniert Rechnungsstellung mit integrierter Zeiterfassung. Der Free-Tarif zeigt ein Logo im Footer, ZUGFeRD/XRechnung sind erst ab S (9,90 €/Mon) dabei. Die Kombination Rechnung plus Zeit ist hier das Unterscheidungsmerkmal zu reinen Rechnungstools.

Zack ist auf das Wesentliche reduziert: nur Rechnungen, keine Buchhaltung, keine Multi-User-Logik, kein Bankkonto-Abgleich. Genau ein Steuersatz pro Rechnung, automatischer § 19-Hinweis, ZUGFeRD und XRechnung als Standard, GoBD-Archivierung mit SHA-256-Hash gegen Manipulation.

Der Jahresumsatz läuft im Dashboard mit, mit Warnung wenn du dich der 25.000-Euro-Grenze näherst. Live-Vorschau der PDF vor dem Finalisieren, Storno-Workflow für versehentliche Rechnungen. Keine Begrenzung auf Kunden oder Rechnungen — auch nicht in der Trial-Phase.

6,90 € pro Monat, kein gestaffelter Tarif. Wer als KU oder Solo nur Rechnungen schreiben will und die Buchhaltung an Steuerberater oder ein anderes Tool übergibt, ist hier richtig — alles andere haben wir bewusst weggelassen.

Wer mehrere Steuersätze braucht, mit Reverse Charge arbeitet oder ein Team hat: bei Zack falsch.

Wann ein Wechsel Sinn macht

Du nutzt schon ein Tool und überlegst zu wechseln? Die typischen Gründe, die wir hören:

• Du zahlst für Buchhaltung, die dein Steuerberater eh macht. Doppelt bezahlt
• Du verlierst dich in Funktionen. Drei Klicks bis zur Rechnung. Sollte einer sein
• Der KU-Hinweis fehlt oder kommt nicht automatisch. Manuelles Eintippen ist eine Fehlerquelle
• ZUGFeRD oder XRechnung erst im Premium-Tarif. Empfangen musst du seit 2025 können. Als KU bist du vom Versand befreit, aber wenn dein größter Kunde danach fragt, willst du es trotzdem ohne Tarif-Sprung können
• Du brauchst keine Multi-User-Funktion und zahlst trotzdem dafür. Viele Tools binden Team-Funktionen erst raus im teuren Tarif

Wenn keiner dieser Punkte zutrifft, lohnt der Wechsel meistens nicht. Wenn zwei oder drei zutreffen: ja.

Was eine Software für § 19 UStG mindestens automatisieren sollte

Die Kleinunternehmerregelung ist einer der wenigen Fälle, in denen weniger Papierkram der Normalfall ist. Kein Umsatzsteuer-Ausweis, keine USt-Voranmeldung, keine jährliche Umsatzsteuererklärung.

Aber: ein paar Sachen muss eine Software für dich automatisch richtig machen. Sonst verlagert sich der Fehler nur vom Finanzamt zu dir.

1. Den § 19-Hinweis auf jeder Rechnung setzen, wörtlich „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." oder eine zugelassene Variante
2. Keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch nicht als 0 %, sondern komplett ohne Steuer-Block
3. Steuerkategorie korrekt im XML kodieren. Bei ZUGFeRD/XRechnung muss die Kategorie E (Exempt) plus Befreiungsgrund stehen, sonst kann der Empfänger die Rechnung ablehnen oder die XML-Validierung schlägt fehl. Dann darfst du nochmal anfangen
4. Umsatz mitlaufen lassen. Die Grenzen liegen seit 2025 bei 25.000 EUR Vorjahr und 100.000 EUR im laufenden Jahr. Letztere ist eine harte Grenze. Eine Anzeige, wo du gerade stehst, schützt vor bösen Überraschungen im November

Wenn das vier Punkte sind, die deine aktuelle Software nicht zuverlässig macht, ist sie für dich als KU die falsche.

Wann Zack die richtige Wahl ist — und wann nicht

Zack ist auf einen klaren Fall zugeschnitten: Du arbeitest als Kleinunternehmer oder Solo-Selbstständige, nutzt einen einheitlichen Steuersatz, und die Buchhaltung übernimmt dein Steuerberater oder ein separates Tool. Wenn das passt, ist Zack mit 6,90 € pro Monat ohne Tarif-Staffel und ohne Limits auf Kunden oder Rechnungen die einfachste Lösung.

Wenn du eines der folgenden brauchst, ist Zack nicht für dich gebaut:

• Buchhaltung im Tool inklusive EÜR und UStVA
• Mehrere Steuersätze pro Rechnung
• Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferungen
• Multi-User-Workflow mit mehreren Mitarbeitenden
• E-Commerce-Anbindungen oder API-Workflows
• Integrierte Zeiterfassung

Dafür gibt es spezialisierte Tools. Die drei anderen im Vergleich decken Teile davon ab. Welches zu deinem Setup passt, hängt von deinen weiteren Anforderungen ab und ist eine Entscheidung, die du selbst treffen musst.

Wenn du an die E-Rechnungs-Pflichten seit 2025 und ab 2027/2028 denkst: als Kleinunternehmer bist du vom Versand dauerhaft befreit. Empfangen können musst du. Versenden willst du oft trotzdem, wenn dein Geschäftskunde es einfacher haben will. Alle vier Tools im Vergleich können ZUGFeRD und XRechnung — bei Zack ist es Standard ab dem ersten Tag.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.