E-Rechnung als Kleinunternehmer: Was gilt?

Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG und fragst dich, ob die E-Rechnungspflicht auch dich betrifft? Die kurze Antwort: teilweise. Die längere: Es gibt drei Pflichten rund um E-Rechnungen — und als Kleinunternehmer bist du nur von einer befreit. Welche das ist und was du trotzdem tun musst, klären wir hier.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) sind Kleinunternehmer dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Das gilt nicht nur in der Übergangsphase bis 2028, sondern grundsätzlich — solange du unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

Du darfst also weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen verschicken. Voraussetzung: Dein Kunde ist damit einverstanden.

Wichtig: Diese Befreiung betrifft ausschließlich die Ausstellung. Beim Empfang und bei der Archivierung gelten andere Regeln.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja, unbedingt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer, auch Nebenberufler, auch Einzelkämpfer mit nur wenigen Rechnungen im Jahr.

Wenn ein Lieferant oder Dienstleister dir eine E-Rechnung schickt, musst du in der Lage sein, sie anzunehmen und zu verarbeiten. Eine Ablehnung mit dem Hinweis "Ich kann keine E-Rechnungen lesen" ist keine Option.

Den kompletten Fahrplan aller Fristen findest du in unserem Überblick zur E-Rechnungspflicht.

Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfang?

Für den reinen Empfang: ja. Das Bundesfinanzministerium bestätigt in seinen FAQ, dass ein E-Mail-Postfach als Empfangskanal ausreicht. Du brauchst keine spezielle Software, um eine E-Rechnung entgegenzunehmen.

Aber Achtung: Empfangen und Archivieren sind zwei verschiedene Dinge. Eine E-Rechnung im Posteingang liegen zu lassen, erfüllt nicht die Archivierungspflicht. Dafür gelten strengere Regeln — siehe nächster Abschnitt.

Wie archiviere ich empfangene E-Rechnungen richtig?

Hier liegt die eigentliche Herausforderung. E-Rechnungen enthalten einen strukturierten XML-Teil mit den maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Dieser XML-Teil muss im Original, unverändert und maschinell auswertbar gespeichert werden.

Was das konkret bedeutet:

• Nicht ausdrucken und abheften — ein Ausdruck ist keine gesetzeskonforme Archivierung einer E-Rechnung
• Nicht als PDF-Screenshot speichern — der strukturierte XML-Teil geht dabei verloren
• Die Originaldatei aufbewahren — also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML
• Unveränderbarkeit sicherstellen — die Datei darf nachträglich nicht bearbeitet werden können

In der Praxis heißt das: Du brauchst entweder einen dedizierten Ordner mit Schreibschutz oder ein Tool, das die Archivierung für dich übernimmt. Tools wie Zack archivieren eingehende E-Rechnungen automatisch im richtigen Format.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren nach § 14b UStG. Bis Ende 2024 waren es noch 10 Jahre. Die Verkürzung gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.

Konkret: Eine E-Rechnung vom April 2026 musst du bis mindestens April 2034 aufbewahren — im Originalformat, unverändert und jederzeit lesbar.

Was hat sich seit 2025 für Kleinunternehmer geändert?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten zwei wesentliche Änderungen:

1. Empfangspflicht: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Vorher war das freiwillig.
2. Neue Umsatzgrenzen: Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wurde angepasst. Die Grenze liegt jetzt bei 25.000 Euro Vorjahresumsatz (vorher 22.000 Euro) und 100.000 Euro im laufenden Jahr (vorher 50.000 Euro).

An der Befreiung von der Ausstellungspflicht hat sich dagegen nichts geändert. § 34a UStDV gilt weiterhin.

Darf ich trotzdem freiwillig E-Rechnungen ausstellen?

Ja, das darfst du. Und es kann sogar sinnvoll sein. Manche Geschäftskunden bevorzugen E-Rechnungen, weil sie sie direkt in ihre Buchhaltungssoftware importieren können. Wer als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen verschickt, wirkt professionell und spart dem Kunden Arbeit.

Der Aufwand ist überschaubar: Mit einem passenden Tool erstellst du eine E-Rechnung genauso schnell wie eine PDF.

Fazit

Als Kleinunternehmer bist du von der E-Rechnungspflicht nicht komplett befreit — nur von der Ausstellung. Die drei Pflichten auf einen Blick:

Wer sich jetzt um Empfang und Archivierung kümmert, ist auf der sicheren Seite. Und wer will, kann auch freiwillig E-Rechnungen ausstellen — das ist kein Muss, aber ein Plus.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.