Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Halb. Ausstellen musst du keine E-Rechnungen, das regelt § 34a UStDV. Empfangen musst du sie seit dem 1. Januar 2025 trotzdem. Und wer will, darf auch freiwillig E-Rechnungen schreiben.
Die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer auf einen Blick
| Pflicht | Gilt für Kleinunternehmer? |
|---|---|
| E-Rechnungen ausstellen | Nein, befreit nach § 34a UStDV |
| E-Rechnungen freiwillig ausstellen | Erlaubt |
| E-Rechnungen empfangen | Ja, seit 01.01.2025 |
| E-Rechnungen aufbewahren | Ja, 8 Jahre im Originalformat |
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. § 34a UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) nimmt Kleinunternehmer von der Pflicht aus, E-Rechnungen auszustellen. Das ist keine Übergangsregel, die 2028 ausläuft. Die Befreiung gilt dauerhaft, solange du unter die Kleinunternehmerregelung fällst.
Du darfst also weiter so abrechnen wie bisher:
- Papierrechnung: geht immer.
- PDF per E-Mail: geht, wenn dein Kunde einverstanden ist. In der Praxis reicht es meist, dass er die PDF annimmt und bezahlt.
Rechnest du nur mit Privatkunden ab, betrifft dich das Thema beim Ausstellen ohnehin nicht. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Was auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen muss, egal in welchem Format, steht in unserem Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung schreiben.
Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen?
Ja. Die Befreiung ist ein Recht, keine Pflicht. Viele Geschäftskunden mögen E-Rechnungen sogar lieber, weil ihre Buchhaltungssoftware sie direkt einlesen kann. Kein Abtippen, keine Tippfehler.
Eine Sache noch: Auch in der E-Rechnung gehört der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung rein. Tools wie Zack setzen ihn automatisch, im PDF und in den strukturierten Daten.
Der Aufwand ist überschaubar. Mit einem passenden Tool kannst du eine E-Rechnung erstellen, genauso schnell wie ein PDF.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Kleinunternehmer sind davon nicht ausgenommen, Nebenberufler auch nicht.
Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung, kannst du sie nicht mit „Ich kann keine E-Rechnungen öffnen“ zurückweisen. Er hat damit seine Rechnung korrekt gestellt.
Die gute Nachricht: Für den Empfang reicht ein ganz normales E-Mail-Postfach. Das bestätigt das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ. Spezielle Software brauchst du dafür nicht. Um die Rechnung zu lesen, genügt ein Viewer, der die XML-Daten als normales Dokument anzeigt. Unser kostenloser E-Rechnungs-Prüfer macht genau das, ohne Anmeldung.
Den kompletten Zeitplan für alle Unternehmen findest du im Überblick zur E-Rechnungspflicht.
Wie bewahre ich empfangene E-Rechnungen auf?
Hier wird's ernster als beim Empfang. Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten im XML-Format. Genau diese Datei musst du im Original und unverändert aufbewahren.
- Nicht nur ausdrucken. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
- Kein Screenshot, kein „Drucken als PDF“. Dabei gehen die XML-Daten verloren.
- Originaldatei speichern. Also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.
- Nicht nachträglich bearbeiten. Die Datei muss so bleiben, wie sie ankam.
Die Frist: 8 Jahre nach § 14b UStG. Bis Ende 2024 waren es noch 10, das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat sie verkürzt. Eine E-Rechnung aus 2026 bewahrst du also bis Ende 2034 auf.
Wie das praktisch mit E-Mail-Postfach und Ordnerstruktur klappt, zeigt unser Ratgeber E-Rechnung empfangen und archivieren.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Seit 2025 gelten zwei Grenzen: höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr. Die zweite ist hart. Reißt du sie mitten im Jahr, endet die Kleinunternehmerregelung sofort, nicht erst zum Jahreswechsel.
Ab dann gilt § 34a UStDV nicht mehr für dich. Du stehst bei der E-Rechnungspflicht da wie jedes andere Unternehmen:
- Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind noch erlaubt.
- 2027: Papier und PDF gehen nur noch, wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug. Für die meisten Solo-Selbstständigen trifft das zu.
- Ab 2028: An Geschäftskunden nur noch E-Rechnungen.
Wer absehen kann, dass er über die Grenze wächst, plant den Umstieg am besten früh ein. Wenn du unsicher bist, wann genau der Wechsel greift: einmal beim Steuerberater nachfragen.
Unterm Strich
Die E-Rechnungspflicht trifft Kleinunternehmer nur von der Empfangsseite. Ausstellen musst du keine E-Rechnungen, solange du Kleinunternehmer bleibst. Empfangen und 8 Jahre im Original aufbewahren musst du sie trotzdem.
Freiwillig E-Rechnungen schreiben ist kein Muss, aber ein Plus. Deine Geschäftskunden sparen sich das Abtippen. Und falls du irgendwann über die Grenze wächst, ist der Umstieg schon erledigt.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.