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Aufbewahrungsfrist Rechnungen: Nur noch 8 Jahre

Aufbewahrungsfrist Rechnungen: Nur noch 8 Jahre

Acht Jahre. Das ist die kurze Antwort. Wer wissen will, warum es nicht mehr zehn sind, was 2026 erstmals in den Reißwolf darf und wie das Ganze mit E-Rechnungen zusammenhängt: hier die kompakte Version.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Buchungsbelege musst du als Selbstständige acht Jahre aufbewahren. Das gilt für Eingangs- wie Ausgangsrechnungen, egal ob Papier, PDF oder XML. Die Frist steht in § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO und § 257 Abs. 4 HGB.

Andere Unterlagen haben eigene Fristen:

Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) macht, ist von der Zehn-Jahres-Frist faktisch nicht betroffen. Du führst keine Handelsbücher und stellst keine Jahresabschlüsse auf. Für dich ist die Acht-Jahres-Frist die einzig relevante.

Was hat sich am 1. Januar 2025 geändert?

Bis Ende 2024 lag die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege bei zehn Jahren. Seit dem 1. Januar 2025 sind es acht. Die Verkürzung kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das im Oktober 2024 beschlossen wurde. Hintergrund: pure Bürokratieentlastung. Der Name des Gesetzes war Programm.

Die kürzere Frist gilt rückwirkend für alle Belege, deren zehnjährige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Heißt konkret: Wer am 31. Dezember 2024 noch Belege aus 2016 im Schrank hatte, durfte sie am 1. Januar 2025 vernichten. Die Acht-Jahres-Frist war für diese Belege bereits abgelaufen, die alte Zehn-Jahres-Frist hatte aber noch zwei Jahre offen.

Wann beginnt und endet die Frist?

Die Frist beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Ein Beispiel:

Rechnung vom 12. Mai 2026 → Frist beginnt am 31. Dezember 2026 → endet am 31. Dezember 2034.

Klingt nach Detail, summiert sich aber: Eine Januar-Rechnung liegt fast neun Jahre im Archiv, eine Dezember-Rechnung knapp acht. Praxis-Tipp: einmal pro Jahr, am besten zum Jahresende, alle Ordner durchgehen. Was raus kann, fliegt raus.

Welche Belege darfst du 2026 vernichten?

Stand 1. Januar 2026 dürfen weg:

Eine Ausnahme gibt's: Hängt an einem dieser Belege noch ein offener Vorgang, bleiben sie liegen. Mehr dazu im letzten Abschnitt.

Wie archiviere ich E-Rechnungen über 8 Jahre?

Für E-Rechnungen gilt dieselbe Acht-Jahres-Frist. Zusätzlich greifen aber die GoBD. Das bedeutet vier Dinge:

  1. Im Originalformat speichern. Bei XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD ist es das eingebettete XML im PDF. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat das nochmal klargestellt: das XML ist das Original, nicht das sichtbare PDF.
  2. Unveränderbar aufbewahren. Die Datei darf nachträglich nicht editierbar sein.
  3. Maschinell lesbar und auffindbar. Im Prüffall musst du die Rechnung wiederfinden können.
  4. Vor Verlust geschützt. Backup ist Pflicht, kein Bonus.

Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung als reines PDF abspeicherst und das XML beim Konvertieren verlierst, hast du die Rechnung formal nicht aufbewahrt. Die strukturierten Daten sind das, was eine E-Rechnung überhaupt zur E-Rechnung macht. Fällt das XML weg, bleibt nur ein Bild. Die Details zur Empfangs- und Archivierungs-Praxis stehen im Ratgeber zu E-Rechnung empfangen und archivieren.

Reicht ein Scan oder brauche ich das Original?

Bei Papierrechnungen: Scannen ist erlaubt. Du musst den Scanprozess GoBD-konform aufsetzen, also: bildtreu, vollständig, mit einer kurzen Verfahrensdokumentation. Danach darfst du das Papieroriginal sogar entsorgen.

Bei E-Rechnungen geht das nicht andersrum. Das XML ist das Original. Ein Ausdruck reicht nicht, eine Konvertierung in ein reines PDF auch nicht. Die strukturierten Daten müssen erhalten bleiben, sonst fehlt nach dem Gesetz die Rechnung.

Wann verlängert sich die Frist?

Die acht oder zehn Jahre sind die Mindestfrist. Die Frist endet nicht, solange einer dieser Vorgänge offen ist:

Beispiel: Du hast 2019 mit einem Kunden gestritten, das Verfahren läuft Anfang 2026 noch. Dann müssen alle Belege aus dem Vorgang im Schrank bleiben, auch wenn die Acht-Jahres-Frist auf dem Papier längst abgelaufen wäre. Faustregel: Im Zweifel lieber liegenlassen. Ein verschwundener Beleg ist im Streitfall teuer.

Fazit

Acht Jahre für Rechnungen, sechs für Geschäftsbriefe, zehn für Jahresabschlüsse. Die Frist startet immer mit Ablauf des Kalenderjahres, nicht am Rechnungstag. Soweit die Theorie. Wer 2026 Ordnung schafft, kann Buchungsbelege bis Jahrgang 2017 wegwerfen, sofern keine Prüfung läuft.

E-Rechnungen brauchen denselben Zeitraum, aber die GoBD-konforme Ablage des Originals (also der XML-Datei). Wer Zack zum Schreiben nutzt, hat das auf der Ausgangsseite automatisch: jede finalisierte Rechnung liegt mit SHA-256-Hash, ZUGFeRD-PDF und XRechnung-XML im schreibgeschützten Archiv — bei Bedarf ein Klick zum Jahres-ZIP für den Steuerberater. Für Eingangsrechnungen brauchst du eine eigene Lösung. Ein strukturierter Cloud-Ordner mit Backup reicht für die meisten Solo-Selbstständigen.

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Für individuelle Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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